Documents et liens utiles:

Formulaire de remboursement frais de voyage

Directives DF-8 : Frais de voyage et de déplacement

Procédure à suivre

Pour demander le remboursement de vos frais de voyage, vous devez présenter les documents OBLIGATOIRES suivants:

• La preuve de l’évènement: cela peut être une invitation, une cocarde, le programme sur lequel apparait votre nom, un ordre du jour, un échange de courriel entre chercheurs confirmant les dates, lieu et objet de la rencontre.
• Les billets d’avion/train/bus ET cartes d’embarquement (si aucune autre preuve de présence sur le lieu de l’événement).
• Les reçus de carte bancaire de restaurant ET la facture détaillée.
• La facture détaillée d’hôtel.
• Les factures de taxi, Uber etc…

Ce que vous pouvez ou ne devez pas faire:

• Frais d’alcool: Les directives concernant les frais liés à l’alcool sont très rigides. Il est important de présenter une facture détaillée des repas et rayer les frais d’alcool de la facture.
• Billet d’avion et chambre d’hôtel en classe affaire ou supérieure: Les organismes subventionnaires autorisent uniquement le remboursement des classes économiques et chambre standard. Une classe supérieure peut être acceptée avec l’autorisation de l’organisme et sur présentation d’un justificatif. La demande d’autorisation doit être faite avant l’achat ou la réservation.
• Supplément de bagage: Les organismes subventionnaires autorisent le remboursement d’un seul bagage. Pour tout bagage supplémentaire un justificatif est nécessaire.
• Présenter son relevé bancaire: Cela n’est pas obligatoire; en revanche, le relevé est utile dans le cas d’un paiement en devise étrangère, les taux de change appliqués par les banques incluent souvent des frais supplémentaires. Si vous souhaitez être remboursé(e) un montant exact à celui qui vous a été prélevé, il faudra fournir votre relevé bancaire.
• L’Université rembourse toujours le payeur. Dans le cas d’une situation particulière liée à un arrangement entre étudiant(e)s ou l’on souhaite rembourser une ou plusieurs autres personnes, il faut fournir un justificatif. Le payeur doit confirmer dans un courriel les modalités du remboursement.
• Frais kilométrique: Il est important de présenter une preuve de l’évènement ou dans le cadre de visite à domicile pour une étude, le nom de la recherche accompagnée d’une synthèse listant les numéros des familles visitées, leurs adresses et le nombre de kilomètre réalisés. Il est nécessaire de joindre une estimation des distances via Google Maps pour chacun des trajets. Pour votre information, les normes de l’Université de Montréal indiquent qu’il faut rembourser 57 cents par kilomètre jusqu’à l’équivalent du coût d’un billet d’avion en classe économique augmenté d’une somme raisonnable représentant les frais de déplacement d’aller et retour à l’aéroport. Pour le covoiturage cette somme est portée à 71 cents.
• Frais de repas: Lors d’un déplacement de plus de 20Km, pour une activité dont la durée comprend l’heure d’un repas, l’Université rembourse les frais réels de repas sur présentation de pièces justificatives ou verse une allocation fixe, sans qu’il soit nécessaire de présenter des pièces justificatives jusqu’à concurrence des montants maximaux suivants : 

Documents et liens utiles
Formulaire DF-7A: Frais de représentation
Formulaire DF-7B: Frais de réception

Procédure à suivre
Vous devez toujours:

• préciser l’objet de la rencontre;
• lister les noms des participant(e)s;
• fournir une preuve de l’évènement (Cela peut être une impression de l’annonce de l’évènement sur le site web, une invitation, un programme, un ordre du jour ou encore un échange de courriels entre chercheur(e)s confirmant les dates, lieu et objet de l’évènement.)

Procédure à suivre

• Compléter le formulaire de justification de l'achat
• Vous devez vous assurer qu’un lien est établi entre le matériel ou le service que vous souhaitez acheter et vos travaux de recherches. Si la facture à elle seule ne permet pas à faire ce lien, un justificatif sera nécessaire. Notez qu’une simple note explicative de votre part peut faire office de justificatif.
• Matériel informatique: Le matériel informatique est soumis à justificatif également et les commandes de matériel doivent idéalement passer par le fournisseur de l’Université INSO.
• Fournitures de bureau: Les fournitures de bureau standards telles que les trombones, stylos, chemises ou tablettes de papier, qui peuvent être fournies par l’établissement, ne sont pas des dépenses admissibles. Les fournitures particulières qui ne peuvent pas être fournies par l’établissement, telles que le papier utilisé pour la collecte de données (questionnaires) ou l’impression d’un article, sont des dépenses admissibles. Pour tout achat de fourniture, il est préférable de passer par le fournisseur officiel de l’Université BURO PLUS. Nous vous demandons de signer une décharge auprès des agent(e)s de secrétariat.

Pour demander le remboursement de dépenses autres que les frais de voyage, vous devez présenter les documents suivants :

• Preuves de paiement en format papier ou électronique identifiées au nom de l’UdeM ou en votre nom
• Relevé bancaire si l’achat est effectué dans une devise étrangère ET que vous voulez être remboursé au montant exact. Le relevé bancaire doit mentionner votre nom complet et les 4 derniers chiffres de votre carte.

À noter: Tout achat ou service de 5000$ et plus doit faire l’objet d’une demande d’approvisionnement. Pour plus de détails, veuillez prendre contact avec l’une de nos techniciennes en administration.

Documents et liens utiles
Modèles - Tableau de suivi et reçus pour rémunération de participant(e)s

Procédure à suivre

• Une demande doit être adressée par courriel à la technicienne en administration. Le courriel doit inclure l’objet de l’étude, la période sur laquelle elle s’étend ainsi que les modalités de remboursement des participant(e)s. Elle peut être adressée par le/la chercheur(e) responsable ou par l’étudiant(e) avec le/la professeur(e) responsable en copie conforme.
• Dans le cas où l’étude prendrait plus de temps que prévu et que vous n’avez pas dépensé la totalité de l’avance, il est important d’en informer la technicienne en administration avant la fin du délai prévu afin qu’elle demande une prolongation à la Direction des Finances. Généralement, les prolongations sont accordées pour un délai de 6 mois supplémentaires. Dans le cas où l’étude serait écourtée et que vous n’avez pas dépensé l’intégralité de la somme, il faudra accompagner la régularisation d’un chèque à l’ordre de l’Université de Montréal pour un montant égal à l’avance moins le total des reçus distribués.
• Les reçus doivent être déposés au bureau de la technicienne en administration accompagnés du tableau de suivi pour rémunération de participant(e)s. Le/la bénéficiaire doit déposer l’ensemble de ses reçus agrafés/collés de façon à ce que chaque montant soit visible. Les reçus doivent être des originaux. Dans le cas où il serait impossible de présenter un reçu original, il est nécessaire de joindre une explication.
• La rémunération par carte-cadeau est seulement permise si vous avez l'autorisation préalable de Mme Patrice Benoit, de la Direction des Finances.
• Le montant maximal du paiement par participant par jour est de 99$. Le cas échéant, la somme étant considéré comme un revenu, un T4 est émis à la fin de l'année - donc il faut nom, adresse et NAS des participants.
• Il n’existe pas de montant maximum pour les avances, à condition que la dépense soit correctement justifiée. Un montant minimum de 500$ a été fixé par la Direction des finances pour les avances concernant la rémunération de participant(e)s.

Documents et liens utiles

Schéma décisionnel pour le/la gestionnaire lors de l'embauche d'une salarié(e) ou d'un(e) travailleur(se) autonome

Conférencier

Le formulaire d'engagement pour le conférencier doit être complété et remis à notre technicienne en administration pour la saisi du contrat

Formulaire d'engagement

Documents et liens utiles
SÉSUM - Convention collective
Offre d'emploi

Procédure à suivre

Auxiliaires d’enseignement

• Vous devez remplir et compléter le formulaire de budget d'auxiliaire à chaque session.  Notre technicienne vous enverra un courriel au moment opportun (soit après la date limite d'abandon) pour avoir le nombre inscrit d'étudiant dans votre cours puisque votre budget alloué est basé sur ce nombre.
• Fiche d'engagement
• Vous pouvez soumettre vos questions via courriel à direction@psyced.umontreal.ca

IMPORTANT! Tel qu’indiqué dans la convention collective du syndicat des étudiant(e)s salarié(e)s de l’Université de Montréal, le nombre d’heures payées à une personne salariée aux trimestres d’automne et d’hiver ne peut pas dépasser 255 heures par trimestre (en moyenne 17 heures par semaine; cette moyenne peut être augmentée par le directeur de l’unité). Cependant, les heures travaillées au cours de la période du congé des fêtes, tel que prévu par le calendrier universitaire adopté par la commission des études, ne sont pas comptabilisées dans le nombre maximal de 255 heures. Au cours du trimestre d’été, le nombre maximal d’heures ne s’applique pas.

Auxiliaires de recherche ou assistant technique

Moins de 35 heures par trimestre (non soumis à l'affichage):

• Votre étudiant(e) étant inscrit(e) à l’UdeM, il/elle peut donc être embauché(e) via un contrat d’auxiliaire de recherche. Il suffit de compléter la fiche d'engagement à remplir par le/la candidat(e). et la faire parvenir à la technicienne en administration responsable des fonds de recherche.

35 heures et plus par trimestre (soumis à l’affichage):

• Offre d’emploi (à remplir par le/la chercheur(e)
• Compléter la fiche d'engagement à remplir par le/la candidat(e).
• Selon l’article 6.01:L’Université affiche pendant au moins cinq (5) jours ouvrables au sein de l’unité concernée, et généralement avant le début du trimestre, tout emploi d’assistante et d’assistant technique comportant trente-cinq (35) heures et plus qui sera disponible au cours de chaque trimestre, sauf lorsqu’il s’agit d’une prolongation de contrat ou d’un remplacement.

• Prolongation: une prolongation a lieu à l'intérieur du même trimestre.

• Renouvellement: Un renouvellement a lieu dans le cadre d’un même projet de recherche, au cours de trimestres consécutifs. Nous n'avons pas besoin de faire un affichage dans le cas d'un renouvellement de contrat. Il suffit d'envoyer un courriel à notre technicienne en administration et elle fera le nécessaire dans synchro. N'oubliez pas d'indiquer les renseignements suivants: nom, prénom, projet, le nombre d'heure et la période du contrat.

Surveillant(e)s d’examen

• À l'approche de la période des examens, vous pouvez vous adresser directement aux étudiant(e)s qui agissent actuellement comme auxiliaires d'enseignement; toutefois, un nouveau contrat d'engagement sera nécessaire.
• Si vous avez de la difficulté à recruter des étudiant(e)s pour effectuer la surveillance, vous pouvez envoyer une demande à direction@psyced.umontreal.ca en indiquant le sigle du cours, la section, la date et l'heure de l'examen, ainsi que le nombre de surveillant(e)s nécessaire.

• Voici le barème pour déterminer le nombre de surveillant(e)s que vous pouvez recruter:
• 25 premier(ère)s étudiant(e)s: enseignant(e) seulement (aucun(e) surveillant(e) supplémentaire);
• 26 à 75 étudiant(e)s: 1 surveillant(e) supplémentaire;
• 76 à 125 étudiants: 2 surveillant(e)s supplémentaires;
• 126 à 175 étudiants: 3 surveillant(e)s supplémentaires;
• À noter:
• L'enseignant(e) doit toujours être présent(e) lors d'une évaluation en classe.
• Il n'y a pas de surveillant(e)s pour les examens en ligne.

Documents et liens utiles
SERUM - Professionnel(le)s - Convention collective
Formulaire de cueillette d'information - SERUM-PRO
Évaluation des emplois des professionnel(le)s de la recherche - SERUM-PRO

Procédure à suivre

NOUVEAU! ​Prenez note que depuis mars 2019, vous devez choisir parmi les neufs formulaires de collecte d’information nécessaires à l’évaluation des emplois associés au SERUM-PRO pour soumettre votre demande d'évaluation. Veuillez lire attentivement les informations dans le document d'évaluation des emplois des professionnel(le)s de la recherche afin de soumettre votre demande correctement et éviter ainsi que le traitement de votre demande soit ralenti.

IMPORTANT! L’Université est soumise à la loi sur l'équité salariale et au respect des conventions collectives. Une évaluation du poste sera faite à partir du formulaire de cueillette d'information que vous aurez complété. Par la suite, l'employé(e) se verra attribué un taux horaire sur la grille correspondante en fonction de ses années d'expérience et du niveau de ses diplômes.

• Différence entre un(e) employé(e) régulier(ère) et un(e) employé(e) temporaire: Un(e) employé(e) régulier(ère) est un(e) salarié(e) travaillant 17h30 et plus par semaine embauché(e) pour une durée prévue supérieure à 12 mois ou ayant cumulé 12 mois de travail continus sur un même poste et pour un(e) même responsable. Les employé(e)s régulier(ère)s bénéficient d'avantages sociaux et de 23 jours de congés ouvrables.

Nouvel(le) employé(e)

La première étape consiste à évaluer si le poste doit être soumis à un affichage:

• Dans le cas d'un poste régulier, un affichage de 10 jours ouvrables est obligatoire pour tous les postes de 17h30 et plus par semaine, et dont la durée est supérieure à 12 mois.
• Dans le cas d'un poste temporaire, un affichage de 10 jours ouvrables est obligatoire pour tous les postes de 17h30 et plus par semaine, et dont la durée est supérieure à 6 mois. La durée totale d'un emploi temporaire ne devrait pas excéder 10 mois.
• Dans le cas où le poste que vous souhaitez créer ne correspond à aucune de ces situations, vous devez compléter le formulaire de cueillette d'information. Il est important d'être précis sur le travail qui sera confié à l'employé(e) tout en restant synthétique. Le document complété doit être envoyé par courriel à l'agente de gestion financière. Des exemples du document complété sont disponibles sur demande.

Le nouvel employé devra compléter et nous retourner le document d'ouverture de dossier RH (DRH-02) afin que le personnel administratif puisse compléter son embauche.

Réembauche d’un(e) employé(e)

Pour réembaucher un(e) ancien employé(e), il suffit d'envoyer un courriel à l'agente de gestion financière en lui précisant le nom de la personne, les dates de début et de fin de contrat et le numéro de projet sur lequel le salaire devra être imputé. L'agente de gestion financière complètera le formulaire DRH09 et le transmettra directement à la Direction des ressources humaines.

IMPORTANT! Il faut vous assurer que vos employé(e)s régulier(ère)s prennent régulièrement leurs vacances. En cas de rupture de contrat d'un côté comme de l'autre, un montant équivalent au solde des congés devra être versé à l'employé(e) et sera directement imputé au fonds de recherche.

Pour info, les employé(e)s temporaires reçoivent une compensation de 8% de leur salaire pour les vacances et de 4% pour les avantages sociaux.

Rupture de contrat avec un(e) employé(e)

Dans un premier temps, il faudra prendre contact avec l'agente de gestion financière pour l'informer de la décision de se séparer d'un(e) employé(e). L'agente de gestion financière pourra transmettre au/à la professeur(e) responsable un modèle de lettre de rupture de contrat en lien avec la situation. L'ancienneté donne droit à un préavis qui peut être accordé en temps ou en argent. 

Dans le cas d'un(e) employé(e) régulier(ère), les congés cumulés sur l'année précédente qui n'ont pas été soldés sur l'année en cours sont dus. Le paiement du solde des vacances se fait à partir du fonds de recherche qui emploie la personne concernée. Pour cette raison, il est important d'inciter vos employé(e)s à prendre régulièrement leurs vacances!

Documents et liens utiles
Guide du/de la stagiaire postdoctoral(e)
SERUM - Stagiaires postdoctoraux(ales) - Convention collective
Étudiant(e) visiteur(se) de recherche - Processus d'admission
Mémo DF_B_4_BRP_BEC

Contact - Service des Études supérieures et postdoctorales

Le personnel de ce service conseille les unités académiques et les stagiaires sur les démarches à suivre et répond aux questions concernant leur admission et leur inscription.

Courriel: stagiairespostdoc@umontreal.ca

Téléphone: 514-343-6111 poste 1547

Statut - futur stagiaire postdoc

La personne postdoctorante salariée (ou employée) est la personne qui est inscrite aux Études supérieures et postdoctorales (ESP) et dont la rémunération provient d'un fonds de recherche géré par l'Université et octroyé à une professeure ou un professeur de l'UdeM.

La personne postdoctorante dont la rémunération provient directement d'un organisme externe n'est pas considérée comme une salariée (employée) de l'Université. De plus, les personnes postdoctorantes qui ont une bourse nominative dont les fonds proviennent de l'externe, tels que Mitacs, Cole, Banting, IRSC, Bourse Marie Curie, demeurent boursières.

Il est important de noter qu’un.e stagiaire ne peut pas être boursier.e si les fonds proviennent de votre projet de recherche, voir GAFTO.

Procédure à suivre

Stagiaire postdoctoral(e)

• Si vous souhaitez accepter un(e) stagiaire postdoctoral(e) dans votre équipe, nous vous invitons à consulter dans un premier temps le guide du/de la stagiaire postdoctoral(e) réalisé par l’ESP. Vous y trouverez toutes les informations utiles pour sa demande d’admissibilité.
• Pour tout ce qui concerne les procédures d’immigration il est fortement recommandé de s’informer auprès d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC). Les services d’immigration du Canada considèrent le stage postdoctoral comme un travail.
• Si votre futur stagiaire est étranger(ère): En tant qu'employeur(e), vous avez l'obligation de publier une offre d'emploi destinée à votre futur(e) stagiaire et de vous acquitter des frais de 230$ qui y sont liés. Vous pouvez prendre contact avec l'agente de gestion financière qui se chargera de ces démarches.
• L'agente de gestion financière aura besoin des informations suivantes: contenu du poste que vous proposez, les dates de début et de fin du contrat et la copie du passeport du/de la futur(e) stagiaire. Après avoir complété la demande, l'agente de gestion financière obtiendra un numéro d'offre d'emploi qui devra être confirmé au/à la futur(e) stagiaire.
• Le/la futur(e) stagiaire a la responsabilité de demander un permis de travail temporaire et dépendamment de son pays d'origine, effectuer une demande de visa. Une fois que le permis de travail aura été lancé, il pourra suivre le processus d'embauche décrit ci-dessus, similaire aux stagiaires canadiens.
• La convention collective signée le 26 mars 2021 prévoit un salaire annuel minimum de 35 662$, et un maximum de 59 241$ pour un temps complet. Ils seront soumis à indexation au 1er mai de chaque année et les salarié(e)s engagé(e)s avant le 1er décembre bénéficieront d'une progression annuelle de 2% à la même date. Ces montants ne tiennent pas compte des 18% de charges sociales qui seront prélevés sur votre fonds en addition du salaire.
• Les stagiaires accumulent 2 jours de vacances par mois travaillé jusqu'à concurrence de 23 jours ouvrables. Attention, les congés qui ne sont pas pris devront être payés à l'employé(e) à la fin du contrat.
• Les stagiaires n'ont pas accès aux assurances collectives et autres congés. Pour compenser cette absence, l'Université verse une indemnité égale à 3% du salaire lors de chaque période de paye.
• Comme tout autre salarié(e), les stagiaires étranger(ère)s sont soumis à l'impôt qui représente environ 30% de leur salaire brut. Ils/elles sont tenu(e)s de produire une déclaration pour l'année suivante et dépendamment de la durée d'emploi, du niveau de salaire et des autres revenus éventuels, ils pourront être remboursés par Revenu Québec et l'Agence de revenu du Canada. Pour plus d'information concernant les impôts, il faudra prendre contact avec l'une des deux agences.

Stagiaire de formation ou de recherche – Processus d’admission

• Pour en savoir plus sur le processus d’admission des stagiaires de formation ou de recherche – Processus d’admission, nous vous invitons à consulter la page réalisée à cet effet par le service des Études supérieures et postdoctorales.
• Pour toute information supplémentaire, vous pouvez également vous adresser au contact indiqué plus haut pour les stagiaires postdoctoraux(ales).

Afin d’offrir une bourse à une étudiant(e) inscrit(e) à l’université de Montréal, vous devez envoyer le Formulaire d'octroi de bourse complété à la technicienne en administration responsable des fonds de recherche.

Lorsque l’attestation est complétée, la technicienne en administration vous enverra un courriel pour votre approbation.

Calendrier des bourses

Procédure à suivre
Afin d’offrir une bourse à un étudiant(e) non-inscrit(e) à l'Université de Montréal, vous devez envoyer le Formulaire d'octroi de bourse à la technicienne en administration responsable des fonds de recherche avec les informations suivantes:        

• Nom et Prénom        
• Adresse complète
• Numéro d'assurance sociale et date d’expiration si ce numéro commence par 9
• Cycle d’étude
• Preuve d'inscription à son université d'attache
• Période
• Numéro de projet
• Montant

Lorsque le formulaire sera complété, la technicienne en administration vous enverra un courriel pour obtenir votre signature et la signature de l’étudiant(e). Un lien vous sera acheminé par courriel pour approbation dans Synchro.